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Videokonferenzen und DSGVO

Die aktuelle Situation hat in vielen Unternehmen zu einer Umstrukturierung hin zu mehr Homeoffice-Arbeitsplätzen geführt. Trotzdem muss die persönliche Kommunikation weiter gegeben sein, was zu einem enormen Anstieg bei der Nutzung von Videokonferenz- und Messaging-Apps im beruflichen Umfeld gesorgt hat. Der Betreiber des weltgrößten Internetknotens in Frankfurt hat einen um 100 Prozent gestiegenen Datenverkehr verzeichnet.

Bei der Verwendung von Messaging-Anwendungen und Videokonferenzen sind Mitarbeiter in Bezug auf vertrauliche Daten allerdings sehr nachlässig. Im Rahmen der Studie „Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report“ wurden 12.500 Büroangestellte in zehn Ländern zum Datenaustausch über Zoom and Co. befragt, darunter waren auch 2.000 Teilnehmer aus Deutschland. Mehr als 75% der Mitarbeiter gaben in der Umfrage an, kritische Geschäftsdaten oder vertrauliche Daten über Messaging-Tools weitergegeben zu haben. Fast 35% der Mitarbeiter von Unternehmen wurden bereits von ihrem Chef wegen missbräuchlicher Verwendung von Anwendung wie Zoom oder Microsoft-Teams kritisiert.

Die Umfrage bietet Einblicke in die Informationen, die Mitarbeiter über Kommunikationsdienste austauschen. In Deutschland haben beispielsweise mehr als 13% der Mitarbeiter Kundenkontaktdaten versendet. Knapp dahinter liegen Businessplandaten mit über 12%. Knapp 9% der Nutzer haben detaillierte Informationen zu Personalangelegenheiten weitergegeben. Bei den Finanzdaten liegt der Anteil bei über 6%, während der Anteil der Informationen zum geistigen Eigentum bei 7% liegt. Für Passwörter sind es etwa 7%. Dazu kommt, dass fast die Hälfte der Befragten nicht glaubte, dass Chat-Aufzeichnungen geführt würden, oder wusste nicht, ob die Informationen archiviert werden.

Um den Chat-Verlauf nachweisen zu können, gaben fast 53% der Befragten an, eine Kopie der von ihnen gesendeten Nachrichten aufzubewahren. Mehr als 60% der Mitarbeiter haben ihre Online-Konversationen gelöscht. Sie möchten verhindern, dass ihre Arbeitgeber den Austausch vertraulicher Daten über Messaging-Anwendungen und Tools für die Zusammenarbeit nachweisen.

Um die Verwendung von Kommunikationstools intern zu steuern und diese Anwendungen rechtlich unbedenklich zu nutzen, sollten Unternehmen diese Tools vollständig in ihre Datenmanagement- und Datenschutzstrategien integrieren. Nur so können IT-Manager und Firmenchefs die Kontrolle über Daten wiedererlangen und sicherstellen, dass Informationen konform verarbeitet werden. Veritas empfiehlt die folgenden Schritte:

  • Unternehmen sollten die Anzahl der verwendeten Lösungen auf ein Minimum reduzieren und nur Anwendungen verwenden, die ihren eigenen Anforderungen in Bezug auf Datensicherheit entsprechen
  • Es sollten klare Regeln definiert werden, die die Nutzung der Tools und die Weitergabe von Daten über diese Tools eingrenzen
  • Die Mitarbeiter sollten geschult werden, um die aufgestellten Regeln zu verstehen und den Hintergrund für die Einschränkungen nachvollziehen zu können
  • Das Verschicken von Geschäftsinformationen ohne eine dauerhafte Speicherung kann rechtliche Sanktionen und Compliance-Probleme für Unternehmen nach sich ziehen, weshalb entsprechende Backup-Lösungen zum Einsatz kommen sollten